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秘書検定1級試験に学ぶ、仕事の段取り力 その2

秘書検定
11 /25 2015
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No.1907 2015.11.25(水曜日)

おはようございます!(^-^)/ 新谷郁子です。

▼今日は、久しぶりにいらしてくださるレディーが
 いらっしゃいます。

 午後は、スマホ相談室でiPadのレッスンもございます。

▼さて、秘書検定1級試験に学ぶ仕事の段取り力続きです。
 
 あなた様のお仕事のお役に立てば幸いです。 
 
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■秘書検定1級試験に学ぶ、仕事の段取り力 その2
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▼秘書1級試験のポイントは、秘書の立場を踏まえて、
 ただ、言われた通りにしておけば無難というのでなく、
 上司を立てつつ、秘書の機転が必要になってきます。

以下は、「秘書検定1級問題集」よりの引用です。

*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*
【秘書検定1級 第100回 問1】

秘書A子の上司は小企業の社長である。
長年の取引先であるN社の社長からの手紙を読み終えると
激怒しながら草稿を書き、
これを清書して返信するようにとA子に指示した。
内容は「長年の取引もこれで終わりにする」
というものであった。
上司が感情的になっていることはA子もわかっていたので、
この場は普通に指示を受けた。
この後、A子は秘書としてどのように対処するのがよいか。
対応とその理由を答えなさい。
<対応>

<理由>

【解答例】
<対応>
 清書した手紙は、上司が冷静になるまで待ってから
(翌日くらい)上司に見せ、
「この手紙を出してもよいか」と確認する。

<理由>
 社長が一時の感情に流されて長年の取引を中止するのは、
会社にとっては不利益なこと。
一晩たって冷静になれば正しい判断が下せる。
それから手紙を手直しして出しても遅くはない。

*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*

*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*
【秘書検定1級 第100回 問4】

秘書A子は上司(部長)から、
「取引がひと段落したので、
  得意先T社の部長、課長、担当者のG氏を接待したい。
  よろしく頼む」と指示された。
このような場合の段取りを、順を追って箇条書きで答えなさい。

【解答例】

1.上司に次のことを尋ねる。
 a 都合のよい日にち。
 b こちらから参加するのは誰か。

2.T社のG氏に連絡する。
 a 接待のことを話す。
 b 上司から聞いた日にちを話し、
   T社の部長と課長の都合を聞いてもらいたいと頼む。
 c 飲食の好みなども尋ねる。

3.上司に、T社の部長、課長の都合を報告し、日にちを決める。

4.上司に、G氏から聞いた飲食の好みを話し、
  希望の料飲店や予算を尋ねる。

5.料飲店を予約し、飲み物や料理、席について打ち合わせておく。

6.G氏に、日時と場所を連絡する。


【解説】
接待の手配の段取りということだから、
・出席者の確認
・日時の調整
・店の予約と料理などの手配、
・先方への連絡、
・上司への報告などの事項を順に挙げれば答えとなる。

*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*

*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*
【秘書検定1級 第101回 問3】

部長秘書A子が今朝パソコンを立ち上げると、
常務秘書から上司の今日の夜の都合を尋ねるメールが入っていた。
昨日A子は休んでいたので未回答のままになっている。
今日、上司は支店に直行し、出社は昼ごろの予定である。
このような場合どのように対処するのがよいか。
順を追って箇条書きで答えなさい。

【解答例】
1.すぐに常務秘書に内線電話をし、次のことを言う。
 a 連絡が遅くなってすまない。
   昨日自分は休みを取っていたのんでメールは今朝見た。
 b 今日上司は支店に直行していて出社は昼ごろの予定だが、
   上司が出社してから返事するのでよいか。

2.返事を急いでいるということなら、支店に電話し、
    上司が到着していれば、上司を呼び出してもらう。
    到着していなければ、上司が来たらA子に
              電話をもらいたいと伝言を頼む。
  出社してからでよいということなら、
   上司が出社したら常務からの要件を話、指示に従う。

【解説】
メールは未回答なのだから、
  ・常務秘書への連絡、
  ・返事の期限
  ・それによる上司への連絡
  ・連絡の結果への対処などに触れたことが答えになる。
*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*~*
(引用ここまで)

シチュエーションは様々あると思います。
あなた様ならどんなご対応をなさいますか。


東京アクセスOAスクール羽村校でも
準1級・2級・3級試験対策をご一緒させて頂いております。
ぜひご活用ください。
http://www.heartfulpc.com/hs108.pdf

▼それでは、今年は「自分で考える力を鍛える」が目標ですので、
 お互い、さらに工夫してまいりましょう!

 では、今日も、パソコンもスマホも試験勉強も
 がんばりましょう!!(^-^)/

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■ITパスポート【平成27年秋】公開問題より
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問29から問44は【マネジメント系】の問題です。

【問30】
内部統制の一環として、
業務分掌と整合のとれたアクセス管理を実現することになった。
情報システムの開発において、
アクセス管理の検討を開始するプロセスとして、適切なものはどれか。

【正解】ア 要件定義

※過去問題と解答はITパスポート公式サイトに公開されています。
 → https://www3.jitec.ipa.go.jp/JitesCbt/

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■【情報セキュリティスペシャリスト 午前1】平成27年秋
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※情報セキュリティスペシャリスト試験の午前1問題
 の比較的わかりやすい問題をピックアップしています。

【問23】
"システム管理基準"によれば,
情報戦略における情報システム全体の最適化目標を設定する際の
留意事項はどれか。

【正解】ウ
経営戦略との整合性を考慮すること

*平成27秋過去問題と解答は、ipa様公式サイトにて公開されています。
https://www.jitec.ipa.go.jp/

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■【情報セキュリティスペシャリスト 午後1】平成27年秋
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問1 
ソフトウェアの脆弱性
への対応に関する次の記述を読んで、設問1~5に答えよ。

 Q社は従業員数300名の食品販売会社であり、
消費者向けにインターネットを介して健康食品を販売している。
 Q者の社外向け情報システムは、
販売システム(以下、Eシステムという)と
広報システム(以下、Fシステムという)から成り、
G社のデータセンタに設置されている。

EシステムはQ社の販売チャンネルの大部分を担っており、
保守のための時間帯を除き、常時稼働している。
Fシステムは投資家などに対する財務情報・会社情報を提供している。
両システムは、Qシステム部が構築、運用している。

Eシステムは、
 ・Eサーバ、待機サーバ、データベースサーバなどから成る。

Eサーバは、
 Eサーバ1とEサーバ2から成る冗長構成であり、
 ロードバランサ(以下、LBという)によって負荷分散を行っている。
待機サーバは、
 Eサーバ1及びEサーバ2がともに停止した際に、
 Eシステムの利用者に停止を告知するためのものである。
A社の社外向け情報システムのネットワーク構成を図1に示す。

※図1 社外向け情報システムのネットワーク構成
sesp27秋午後1図1
(明日へ続く)

IPA過去問題と解答
https://www.jitec.ipa.go.jp/1_04hanni_sukiru/mondai_kaitou_2015h27_2/2015h27a_sc_pm1_qs.pdf
よりの引用です。

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■【基本情報 午後問13 表計算】対策
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▼VBAマクロ入門テキストよりP115 Select~Case

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▼次回秘書検定は2級3級のみ平成28年2月7日(日)です。
 次回秘書検定は準1級は通常平成28年6月 日(日)です。

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【言語障害リハビリの参考サイト】

http://flower-hospital.com/248

http://a-stroke-of-luck.com/gengosyougai-reha-naoru-991

http://www.ishamachi.com/?p=7267

http://www.rihabir.info/entry122.html

http://www.ncvc.go.jp/cvdinfo/pamphlet/brain/pamph63.html

では、引き続き防災対策もしっかりして、今日もがんばりましょう!!

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明日もどうぞよろしくお願いいたします!(^-^)/
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