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秘書検定1級試験に学ぶ、仕事の段取り力

秘書検定
11 /24 2015
★20151124b

No.1906 2015.11.24(火曜日)

おはようございます!(^-^)/ 新谷郁子です。

▼本日は、パワーポイントプレゼン資料作成の試験がございます。
 エクセル・ワード・パワーポイントと3科目取得目指し、
 今日は最後の総仕上げをがんばりましょう!

▼さて、先日、スケジュール調整の仕方について、、、という
 ご質問を頂きました。

 そこで、今日は仕事の段取りについて秘書検定1級試験に学ぶ、
 です。
 
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■秘書検定1級試験に学ぶ、仕事の段取り力
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▼ポイントは、優先順位を見極めることのようです。

以下は、「秘書検定1級問題集」よりの引用です。

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【秘書検定1級 第101回 問5】

秘書A子の上司(部長)が
出張から戻る予定に日に上司から、
「天候不順で飛行機が飛ばず帰りを一日延ばさざるを得なくなった」
と連絡が入った。
上司の明日のスケジュールは次の1~4のようになっていて
対処はA子に任せるということだが、
3については報告内容をまとめた資料があるということである。
このような場合の対処をそれぞれ答えなさい。

1.上司が招集した課長会議

2.取引先役員の告別式への参列

3.経営会議へ報告のための出席

4.取引先からの希望で約束していた面会


【解答例】
1.に対して
 出席メンバーに、部長の戻りが一日遅れるため延期することになった
 と伝え、日程については改めて連絡する、と言う。

2.に対して
 上司の代行者に代理人を決めてもらい、
 その人に依頼し必要なことを伝える。

3.に対して
 経営会議の担当者に、
 「出張が一日延びてしまったため出席できなくなった。
  報告内容をまとめた資料があるがどのようにしたらよいか」
 と言って指示を得る。

4.に対して
 先方に連絡し事情を話して会えなくなったと言ってわび、
 都合のよい日時を2,3尋ね、明日こちらから連絡すると言う。

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【秘書検定1級 第104回 問1】

秘書A子の上司は、
社外の会議に出掛けていて4時には戻る予定である。
そこへ上司の友人W氏から、
「新規プロジェクトの件で頼みたいことがある。
 時間はそちらの都合に合わせるから明日会えないか。」
という電話があった。
上司は以前W氏から仕事上で迷惑を被ったことがあり、
それ以来何かと避けている様子である。
このような場合A子はW氏にどのように対応すればよいか。
順を追って箇条書きで答えなさい。


【解答例】
1.上司は、外出中で、明日のスケジュールは上司が戻らないと
  はっきりしたことはわからないと伝える。
2.上司が戻る時間には触れずに、
  上司が戻ったらW氏の要件を伝える、返事はこちらからすると言う。
3.連絡のできる時間帯と連絡先を聞いておく。
4.新規プロジェクトの件で頼みたいこととはどのようなことか、
  差しつかえなければ教えてもらいたいと尋ねる。

【解説】
上司はW氏をさけているといっても、
新規プロジェクトの件ということなので断ってしまうのはよくない。
となると、上司の意向で会うことも断ることもできるような対応を
しておくことが答えとなる。
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(引用ここまで)

シチュエーションは様々あると思います。
明日もまた違ったシーンでの対応をご紹介させてください。

▼それでは、今年は「自分で考える力を鍛える」が目標ですので、
 お互い、さらに工夫してまいりましょう!

 では、今日も、パソコンもスマホも試験勉強も
 がんばりましょう!!(^-^)/

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■ITパスポート【平成27年秋】公開問題より
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問29から問44は【マネジメント系】の問題です。

【問29】
プロジェクト開始後、プロジェクトへの要求事項を
収集してスコープを定義する。
スコープを定義する目的として、最も適切なものはどれか。


【正解】ア プロジェクトで実施すべき作業を明確にするため

【解説】goo辞書 http://dictionary.goo.ne.jp/jn/118090/meaning/m0u/
コープ【scope】
1 能力・理解などの及ぶ範囲。視野。
2 教育課程を編成する際に、学習内容を選択する基準となる領域または範囲。

※過去問題と解答はITパスポート公式サイトに公開されています。
 → https://www3.jitec.ipa.go.jp/JitesCbt/

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■【情報セキュリティスペシャリスト 午前1】平成27年秋
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※情報セキュリティスペシャリスト試験の午前1問題
 の比較的わかりやすい問題をピックアップしています。

【問22】
販売管理システムにおいて、起票された受注伝票がもれなく、
重複することなく入力されていることを確かめる監査手続きのうち、
適切なものはどれか。

【正解】ウ
プルーフリストと受注伝票との照合が行われているか,
プルーフリスト又は受注伝票上の照合印を確かめる。

【解説】
プルーフリスト(proof list)
入力データを処理・加工せずそのまま印刷したもの。
会計ソフトなどにプルーフリストの出力機能が組み込まれていることが多い。
e-Wordsより引用 http://e-words.jp/w/%E3%83%97%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%95%E3%83%AA

%E3%82%B9%E3%83%88.html

*平成27秋過去問題と解答は、ipa様公式サイトにて公開されています。
https://www.jitec.ipa.go.jp/

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■【情報セキュリティスペシャリスト 午後1】平成27年秋
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問1 
ソフトウェアの脆弱性
への対応に関する次の記述を読んで、設問1~5に答えよ。

 Q社は従業員数300名の食品販売会社であり、
消費者向けにインターネットを介して健康食品を販売している。
 Q者の社外向け情報システムは、
販売システム(以下、Eシステムという)と
広報システム(以下、Fシステムという)から成り、
G社のデータセンタに設置されている。

(明日へ続く)

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■【基本情報 午後問13 表計算】対策
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▼VBAマクロ入門テキストよりP115 Select~Case


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▼次回秘書検定は2級3級のみ平成28年2月7日(日)です。
 次回秘書検定は準1級は通常平成28年6月 日(日)です。

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では、引き続き防災対策もしっかりして、今日もがんばりましょう!!
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明日もどうぞよろしくお願いいたします!(^-^)/
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